Reflexiones sobre el Enfoque Basado en Procesos

Nov 30, 2015 admin Gestión y Mejora Continua 0

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El Enfoque Basado en Procesos sigue como una asignatura pendiente para muchas de las organizaciones que cuentan con por lo menos un sistema de gestión estandarizado propuesto por la ISO.

Por: Víctor Manuel Medellín Delgado

CIUDAD DE MÉXICO (30/11/2015).- Emitido en 2012 para dar a todas sus normas de gestión un arreglo común conforme al Apéndice 2, la directiva de la ISO plasmada en el Anexo SL que establece la Estructura de Alto Nivel, y que contiene el Enfoque Basado en Procesos como un importante elemento para su configuración, seguramente coloca dicho enfoque en el interés del cúmulo de organizaciones que cuentan con algún sistema de gestión basado en alguna de las normas aludidas.

De ninguna manera este requerimiento resulta nuevo, de hecho, ya la norma ISO 9001:2000 se propuso y se construyó con base en este enfoque, aspecto que significó y provocó un cambio profundo en los paradigmas y las creencias en el ejercicio de la gestión.

Ya desde entonces fue imperativo comprender a cabalidad dos conceptos íntimamente relacionados: qué es un proceso y qué es el Enfoque Basado en Procesos. Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas gestionando recursos para transformar insumos en resultados.

El Enfoque Basado en Procesos consiste en la identificación de los procesos que integran el sistema de gestión, las interacciones entre ellos y en la gestión de cada uno, así como de cada una de las interacciones entre los mencionados procesos.

 Suena bien, suena muy bien y parece fácil, sin embargo, sigue como una asignatura pendiente para muchas de las organizaciones que cuentan con, por lo menos, un sistema de gestión estandarizado propuesto por la ISO.

No obstante que se reconoce su conveniencia y beneficios, para nada ha resultado fácil. La inmensa mayoría de las organizaciones tradicionalmente se han construido y desarrollado sobre un enfoque funcional.

Este Enfoque Funcional favorece y privilegia el control y se ocupa de establecer para las actividades procedimientos que describen lo que se debe hacer y cómo hacerlo, y coloca el control para asegurarse que así se haga y frecuentemente encadena control del control. Esto alarga el tiempo de ciclo y hace ajeno el compromiso con el resultado de parte de quien ejecuta, pues ha de concretarse a hacer lo que se le dice que haga y que se efectúe a través de los procedimientos. En suma se concentra en lo que la gente hace y cómo lo hace, se enfoca en las actividades.

Para nada ha de pensarse que esto es malo, y no lo es ya que el progreso del siglo XX en la generalidad de las organizaciones se consiguió apegándose a este tipo de enfoque y los logros son notables.

Una estructura basada en funciones establece especializaciones y concentración en aspectos concretos: Finanzas, Producción, Recursos Humanos, Mantenimiento, Comercialización, Sistemas de Tecnología de la Información, Calidad, etcétera. Sin embargo, esto complica que la totalidad de la organización se responsabilice, comprometa y sienta propio el resultado final que se hace llegar a los clientes en forma de productos y servicios. Eso, se entiende, es asunto propio de Producción y Comercialización.

En el Enfoque Basado en Procesos el compromiso es con el resultado y los diversos sistemas de gestión, lo que involucra a la mayoría de las personas en la organización, si no es que a todas, quienes han de proporcionar la información clara, completa y oportuna, la infraestructura necesaria para la creación de valor en forma de productos y servicios para su entrega y los métodos a aplicar, para hacer el uso y aplicación más inteligente y benéfica de los recursos de la organización.

En las organizaciones de manufactura, los que participan en la producción y otras tareas operativas, así como la Alta Dirección, no enfrentan dificultad para entender el Enfoque Basado en Procesos, ya que es su forma y estructura natural de trabajo y están familiarizados con ello.

Son las funciones de apoyo que se supone trabajan para que la producción y la venta se hagan de la mejor manera, con base en los recursos y cultura con que cuente.

Entre los beneficios más reconocidos de aplicar el Enfoque Basado en Procesos están:

• Integrar y alinear los procesos (nadie es ajeno al resultado final, no hay pasajeros, todos son tripulantes; no hay espectadores, todos son protagonistas y contribuyen al resultado).
• Proporcionar claridad y transparencia en las operaciones de la organización.
• Enfocar los esfuerzos en la eficacia (conseguir los resultados) y eficiencia (hacer el uso más inteligente y benéfico de los recursos de la organización por abundantes o exiguos que sean) de los procesos.
• Propiciar la participación del personal y comprometerlos activamente con los resultados.
• Mejorar consistentemente en resultados y el sistema.
• Ser confiables para clientes y otras partes interesadas en relación al desempeño de la organización.
• Alcanzar y mantener resultados consistentes, coherentes y predecibles.

Acerca del autor

Es instructor de BSI Group.

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• BSI Group, Enfoque basado en Procesos, ISO 9001

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