Auditando sus prácticas de mantenimiento

Oct 19, 2016 Gerardo Trujillo Blogs 1

CIUDAD DE MÉXICO (19/10/2016).- Si la palabra ‘mantenimiento’ no se escucha en las reuniones del directorio de la organización, significa que las cosas están bien. Lo digo un poco en serio y un poco en broma. Mantenimiento es una palabra que únicamente sale en las noticias cuando algo malo ha ocurrido. “Falta de mantenimiento” es la frase que se usa para definir el mantenimiento no efectuado, incorrecto o fuera de tiempo.

Mantenimiento es una función dentro de la organización que no debe notarse. Si mantenimiento hace bien su trabajo, entonces la planta trabaja sin problemas, las máquinas producen, la producción sale a tiempo y en la cantidad requerida, la calidad es buena, no hay accidentes de trabajo, no hay impacto al medio ambiente, no se desperdician recursos ni se afecta a la salud del personal.

Cuando el Departamento de Mantenimiento no se desempeña dentro de lo deseado, hay crisis y podemos ver el efecto en cualquiera de los rubros señalados anteriores. En este caso los problemas se hacen evidentes por sí mismos, ya que las cosas se salen de control.

Sin embargo, hay plantas en las que el departamento de mantenimiento no se desempeña dentro de lo que se consideran las prácticas preferidas y nadie lo nota. Las máquinas fallan, la producción es sub-óptima, hay pérdidas en el proceso y en la calidad. Algunos accidentes, algunas fugas y derrames, pero todo parece estar bajo control (o al menos dentro de lo esperado).

Estas plantas están acostumbradas a que las máquinas fallen. Se considera como una condición normal.Nadie se ha puesto a investigar cuál debe ser la duración esperada de la máquina y se conforman con lo que la máquina dura (en muchas ocasiones hasta 10 veces menos de lo que debería durar) y lo consideran normal para las condiciones de trabajo de la planta.

Por años y en todas las latitudes hemos visto departamentos de mantenimiento que se han acostumbrado a la falla y se han ajustado a esa situación. La máquina decide cuándo falla y el departamento de mantenimiento simplemente la repara cuando ha fallado. Una característica de este tipo de gestión, es que los departamentos de mantenimiento están llenos de personas especialistas en reparar, almacenes provistos de las refacciones necesarias, talleres muy equipados y con las herramientas necesarias para las reparaciones y toda una estrategia de trabajo para resolver las emergencias.

Mantenimiento de clase mundial

Las organizaciones industriales de clase mundial tienen programas de mantenimiento que trabajan coordinados con otros departamentos de la empresa y aportan valor mediante la ejecución consistente y sostenible de prácticas de mantenimiento que contribuyen a los objetivos del negocio. Las prácticas de estas organizaciones se consideran parámetros de comparación contra los que se mide el desempeño de otras plantas en un proceso llamado auditoría de mantenimiento.

El propósito de la auditoría es evaluar objetivamente el aporte de mantenimiento a los objetivos de la organización, considerando como referencia las prácticas recomendadas de organizaciones consideradas de clase mundial. La auditoría es una herramienta para la mejora continua, la identificación y la comunicación de las mejores prácticas, con el fin de estandarizar los procesos en el departamento de mantenimiento. El resultado de la auditoría se utiliza para identificar el estado actual, evaluar las oportunidades de mejora, identificar la hoja de ruta para habilitar el cumplimiento de las mejores prácticas y monitorear los esfuerzos de implementación.

Para las organizaciones que tienen alineados sus procesos de mantenimiento a las mejores prácticas, es posible que los indicadores de mantenimiento estandarizados puedan darles un parámetro de comparación y medición con otras organizaciones. Lamentablemente, los indicadores no son llevados por todas las organizaciones y el benchmarking no es una práctica común. Su alternativa es la auditoría de mantenimiento.

Beneficios:

Identificar el estado actual de la gestión y la estructura organizacional del Departamento de Mantenimiento de la planta con respecto a las buenas prácticas de la industria, con el fin de determinar los logros alcanzados en la actualidad y sus retos a mediano y largo plazos.
Identificar las fortalezas y debilidades del sistema de gestión de mantenimiento.
Identificar las brechas existentes y proponer las mejoras en un plan de acción para el mejoramiento del sistema de gestión de mantenimiento.
Identificar acciones tempranas que puedan ayudar a mejorar la situación actual e incrementar la disponibilidad de la planta.
Desarrollar los planes de mejoramiento a corto, mediano y largo plazos, enfocados en alcanzar altos estándares de desempeño, a través de la implementación de las buenas prácticas de gestión de mantenimiento a nivel internacional y alineadas a los requisitos de la norma ISO 55001 para un sistema de gestión de activos.
Identificar los requerimientos de educación y formación del personal de mantenimiento.
Enfocar de manera adecuada los recursos.

Áreas de la auditoría

La auditoría de mantenimiento se enfoca en 10 áreas, las cuales son evaluadas mediante una metodología muy estructurada. Generalmente se parte de un cuestionario y se efectúan recorridos, inspecciones, revisión de documentación, se solicitan evidencias, y se efectúa un muestreo selectivo conforme al cuestionario y experiencia del auditor.

Estrategia de mantenimiento
Administración y organización
Planeación y programación
Técnicas de mantenimiento
Medidas de desempeño
Tecnología de Información y su uso
Equipos de mejoramiento
Análisis de confiabilidad
Análisis de procesos
Información sobre infraestructura e instalaciones

Dependiendo de las dimensiones de la planta y lo complejo de sus máquinas y procesos, esto puede ser efectuado en entre cinco y 14 días.

Reporte

Hay varias maneras de presentar los resultados y efectuar la auditoría. Algunos utilizan un gráfico de ‘radar’ y otros los presentan a través de una matriz de madurez. El primero utiliza una escala de valor en el que se califica cada uno de los 10 parámetros y lo compara con el de clase mundial en una escala de 0 a 5 o de 0 a 10. La matriz de madurez identifica la situación del sistema de gestión de mantenimiento con relación al cumplimiento de los requisitos del estándar de gestión de activos de ISO 55000.

En ambos casos, la auditoría debe entregar además de un reporte ejecutivo con los resultados de madurez, un reporte escrito detallando los resultados por cada una de las áreas y las recomendaciones de mejora para solucionar estas deficiencias.

Después de la auditoría

La auditoría de mantenimiento debe ser vista como una ayuda en la identificación de las oportunidades de mejora. En algunos casos, un ejercicio de esta naturaleza lleva a la organización de un estado de ‘Incompetencia inconsciente’, que es el resultado de hacer las cosas de manera deficiente sin darse cuenta de ello, a la consciencia de su incompetencia. La parte positiva de una auditoría es que nos permite tomar consciencia de lo que no estamos desarrollando de manera óptima y poder tomar las acciones para lograr esas competencias ‘Incompetencia Consciente’.

El reto después de una auditoría consiste en establecer las prioridades y lograr crear las bases que permitan el desarrollo del programa. Se debe ser selectivo sobre las áreas de mejora a enfocarse, considerando el beneficio, la inversión y el tiempo de implementación. Tratar de hacer demasiadas mejoras a la vez, resulta en un poco avance en general y el consumo de recursos económicos y de personal que puede llevar a la sobrecarga y desánimo.

Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que la estrategia de mejora debe ser considerada como una visión a largo plazo, con objetivos muy claros y medibles. El beneficio de la implementación tiene un impacto económico muy alto en los resultados de la organización, ya que la función mantenimiento, además de ser un centro de costo por el impacto del personal y las reparaciones a la maquinaria, es un centro de generación de beneficios, que repercuten directamente en el costo del producto, la cantidad producida y la calidad entregada.

Mantenimiento es una actividad muy importante dentro de un sistema de gestión de activos. Si desea tener una planta confiable, mida la gestión de su departamento mediante el uso de indicadores estandarizados y compare su rendimiento. De esa manera podrá visualizar sus oportunidades de mejora.

Acerca del Autor

Es presidente de la Asociación Mexicana de Profesionales en Gestión de Activos (AMGA). Para contacto: gtrujillo@noria.mx