Construyendo un sistema de mejoras efectivo. (Parte 1 de 2).

Feb 12, 2014 Ricardo Hirata Mejorando con Innovación Comentarios desactivados en Construyendo un sistema de mejoras efectivo. (Parte 1 de 2).

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En general, todos los modelos de dirección para mejorar la competitividad como los existentes en los Premios Nacionales de Calidad en Estados Unidos, Europa, Japón o México, consideran necesaria la implantación de diferentes sistemas que traducidos a criterios son: Liderazgo, planeación, cliente, desarrollo humano, compromiso del personal, evaluación del desempeño, aseguramiento de la calidad, responsabilidad social, entre otros.

Esto ha propiciado que las organizaciones implanten modelos de planeación, comunicación, traducción de la voz del cliente, formación de competencias, trabajo en equipo, tableros de indicadores, sistemas de gestión, controles de proceso, entre muchos otros.

Sin embargo, al no ser explícita la necesidad de implantar un sistema de mejora como parte de los modelos clave de un negocio, se da por hecho que las organizaciones tienen sistemas adecuados para resolver problemas, reducir desviaciones y alcanzar sus fines, así como se asume que es parte de la naturaleza de las personas el atacar y resolver dichos problemas, diferencias y retos. Cosa que en la práctica es falso.

La manera de demostrarlo es simple y solo se tiene uno que preguntar lo siguiente:

1.- ¿Tiene estandarizados y sistematizados los tipos y procedimientos para realizar mejoras?

2.- ¿Sabe usted cuántas mejoras se realizan al año en su empresa?

3.- ¿Documenta sistemáticamente todas las mejoras?

4.- ¿Las tiene clasificadas por su origen: Mejoras por hallazgos en auditorias de ISO, mejoras de seguridad, mejoras de mantenimiento, mejoras de ergonomía, mejoras de TI o bien, las típicas mejoras promovidas por las áreas de calidad?

5.- ¿Mide el impacto de las mismas en métricos como el ahorro de tiempo, dinero, desperdicios, entre otros?

6.- ¿Ha desarrollado una cultura organizacional orientada a la calidad y la mejora más que el hábito de “llenar formatos”?

Para muchos directivos y gerentes, la respuesta a estas preguntas es “NO”, y el comentario genérico es: “No sabía que existe un sistema de mejora” o bien, “yo pensaba que tener equipos por proyectos de mejora era equivalente a tener un sistema de mejora”.

La implantación de un sistema de mejora es como cualquier otro sistema y requiere de compromiso de la alta dirección, recursos, constancia y perseverancia.

La buena noticia es que estadísticamente está comprobado que dicho sistema de mejora es sostenible, es decir se “paga solo”. Por ejemplo, las empresas que tienen equipos de mejora, pueden constatar que el ahorro de 1 o 2 proyectos paga el presupuesto anual del área de calidad y mejora continua. Ahora imaginemos estas empresas que solucionan entre 20 y 50 proyectos al año.

En general, un sistema de mejora continua requiere de al menos 5 elementos clave que son:

1. Construcción y funcionamiento de una estructura de promoción.
2. Definición de los enfoques de mejora que la empresa desea promover.
3. Definición de los modelos a aplicar por cada enfoque de mejora.
4. Promoción de mejoras individuales, en equipo o ambas.
5. Formación del personal (desde la alta dirección).

Estructura básica:

Independientemente del nombre que se le dé a cada parte, se requiere de los siguientes elementos en una estructura básica que desea liderar, implantar y promover un sistema de mejora:

• CEREBRO: Equipo de Alta Gerencia que diseña, implanta y promueve la estrategia.
• CORAZON: Responsable del sistema de mejora, responsables de formación y responsables de asesoría interna.
• ENLACES: Red de mentores o asesores internos en cada proceso y/o función clave de la empresa.
• EL PLAN: La definición de las líneas de mejoramiento clave a implantar.
• PROYECTOS: El despliegue de las líneas de mejoramiento en iniciativas y proyectos.
• LA TROPA: Personas y equipos responsables de implantar las iniciativas y proyectos.

 Seguramente esta estructura es familiar, y lo es. Es la estructura básica para un proceso de cambio sin importar si es de calidad, ambiental, seguridad, ventas u operaciones. Y esta estructura es más compleja si la empresa tiene unidades de negocio (sucursales, plantas, bodegas), ya que es necesario replicar esta estructura en dichas unidades para gestionar las mejoras.

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