Implantar con éxito las 5S

Sep 13, 2016 Ricardo Hirata Mejorando con Innovación Comentarios desactivados en Implantar con éxito las 5S

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Uno de los retos que se tienen en las organizaciones es la aplicación y entendimiento correcto de las 5S antes de implantarlas. Muchas empresas e instituciones tienen errores de concepto en las 5S y, en consecuencia, estos errores son el origen de su inefectividad. (Parte 1 de 2)

Es interesante el ver cómo el tema de las “5S” ha retomado interés entre las empresas, después de un total desconocimiento a principio de los años 90, un auge y baja en su difusión al inicio del siglo XXI y hoy, con gran demanda sobre todo como parte de las herramientas de sistemas y organizaciones esbeltas.

Compartiendo mi experiencia desde hace más de 5 lustros con las 5S, llamadas así por sus nombres en japonés: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke y que en español se han traducido de diferentes maneras, pero en la mayoría de los casos son: Clasificar, Organizar, Limpiar, Mantener y Disciplinar podemos aseverar los siguientes puntos:

Las 5S

Errores en la difusión, y por tanto, en el entendimiento y de cada una de las 5S:

PRIMERA “S”:

-Se cree que es suficiente con “Clasificar” y “Separar” lo necesario de lo innecesario. En el peor de los ejemplos, las áreas o departamentos son evaluados alto (calificación alta), si demuestran que han “desechado” o “dispuesto” lo innecesario (tirado, vendido, donado).

-El objetivo primordial de la primera “S” es promover el pensamiento analítico y búsqueda de la causa raíz de todo problema. En otras palabras, se cumple con la primera “S” cuando se desarrolla la capacidad para encontrar la causa raíz del por qué nos llenamos de cosas innecesarias, ejecutamos acciones preventivas y demostramos que con las mejoras implantadas, ya no nos “llenamos” de cosas innecesarias o pertenecientes a otras áreas.

-Estas mejoras deben documentarse y su impacto medido.

SEGUNDA “S”:

-Se cree que esta segunda “S” relacionada a “Organizar”, es sinónimo de “Acomodar”. En el peor de los casos, todo se visualiza muy “ordenado” y “acomodado” porque lo ejecutaron el día anterior de la auditoría, pero no se cumple con las reglas básicas de la segunda “S”.

-El objetivo primordial de la segunda “S” es el respeto de un par de reglas de oro:

-“Mismo producto en el mismo lugar y en las mismas cantidades”.

-“Saber en todo momento, qué hay, cuánto hay y dónde está”.

-Y para ello, se hacen mejoras que se deben documentar, así como medir en su impacto (ahorro de tiempo, reducción de inventario).

TERCERA “S”:

-Esta es la más delicada de todas, ya que la mayoría de quienes implantan 5S, creen que se trata única y exclusivamente de “Limpiar” y se confunde la tercera “S” con un “Día de la Limpieza” en las áreas, calificando los grados de suciedad y nunca el impacto de dicha suciedad.

–El objetivo primordial de la tercera “S”, y hay que recordarlo muy bien, NO es limpiar, es INSPECCIONAR a través de un acto de limpieza (bien pudiera ser un acto de lubricación, acto de auditoria, acto de verificación del inventario o simplemente un diálogo de desempeño o revisión diaria del jefe a sus subordinados).

-Posteriormente, realizar mejoras sobre los hallazgos encontrados en las inspecciones (análisis de causas y análisis de soluciones).

-Lo importante es tener 2 subelementos funcionando: El calendario de inspecciones diarias, semanales y mensuales que se realizan en el área y en segundo lugar, la hora de inspección que incluye, los puntos a revisar y el grado de cumplimiento de cada uno de estos (revisar diariamente que todo el personal del área cumple con su equipo de protección personal, revisar al momento de limpiar cualquier fuga de líquidos en tuberías).

CUARTA “S”:

-La cuarta “S” se refiere a la ejecución de actividades que estandarizan y mantienen todas las mejoras realizadas y los logros obtenidos en las 3S anteriores.

-Se aplican controles visuales, dispositivos “Poka Yoke” o a prueba de errores, manuales de procedimientos, mapas de localización, entre otros.

-El objetivo primordial es promover la cultura de estandarización.

QUINTA “S”:

-La quinta “S”, es la menos explicada en los cursos, y se refiere a la promoción de los hábitos y en particular la disciplina, entendida como el respeto a lo establecido, lo normado y lo comprometido.

-Muchas organizaciones la mencionan, pero poco hacen para desarrollar la quinta “S”.

–Se desarrolla a través de acciones diarias de 3, 5 y 10 minutos buscando acciones repetibles por todo el personal y que nos recuerden a todos, la importancia del respeto por lo establecido, el análisis causa raíz, la mejora continua y la seguridad en todo momento.

Como se puede entender, uno de los retos que tenemos todavía en nuestras organizaciones es la aplicación y entendimiento correcto de las 5S, antes de implantarlas. Muchas empresas e instituciones tienen errores de concepto en las 5S y en consecuencia, estos errores son el origen de su inefectividad.

En la segunda parte del artículo, hablaremos sobre las causas frecuentes del fracaso de las 5S en las organizaciones y recomendaciones para implantarlas con mayor éxito.

Acerca del autor:

Director de Keisen Consultores, Estrategas en Efectividad Organizacional. Más información en: rhirata@keisen.com       http://www.keisen.com

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• 5S, limpieza, Mejora Continua, orden

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